5 conseils pour organiser une réunion professionnelle efficace

Vous devez organiser une réunion professionnelle mais vous ne savez pas par où commencer ? En suivant ces quelques conseils, vous devriez être en mesure de réussir l’ organisation de votre évènement d’entreprise.

5 conseils pour organiser une réunion professionnelle efficace

  • Yaheetech Chaise de Bureau Ergonomique Fauteuil de Direction pour Ordinateur Siège Pivotant Plus Large avec Dossier Inclinable Respirant en Maille Imitation Cuir Marron Noir
    ELEGANCE ET CONFORT : Avec son assise en imitation cuir PU de couleur marron son armature et son dossier en maille noirs, cette chaise de bureau est simplement superbe, dans un bureau un open-space ou à la maison. Son assise en mousse épaisse recouvert d'une imitation cuir belle, solide et résistante à l'eau, son dossier ergonomique en maille respirante, ses accoudoirs et sa hauteur réglable vous assurent un grand confort. FLEXIBLE ET MODULABLE : cette chaise de bureau s'adapte à vous. La hauteur se règle sans effort avec le levier sous l'assise, un bouton vous permet de régler l'angle entre du fauteuil, en poussant ou tirant le levier, vous bloquez le dossier ou le laissez suivre vos mouvements vers l'arrière. Elle est très facile à monter. PIVOTANT: Ses roulettes résistantes et pivotantes à 360° permettent un déplacement rapide et fluide. SOLIDE : Sa base en étoile robuste, ses 5 roulettes 360° résistantes mais douces pour les sols, son vérin à gaz SGS garantissent une base stable. La partie fauteuil est constituée d'une assise en mousse épaisse recouverte d'imitation cuir PU et d'un dossier en maille anti-transpirante bien tendue pour l'élasticité, avec un renfort lombaire pour le dos. AU BUREAU OU à LA MAISON : ce fauteuil de bureau à la fois chic et sobre est parfait pour le poste de travail au bureau, la salle de réunion, pour une chambre d'étudiant, ou pour être confortablement assis devant l'ordinateur à la maison.
  • IntimaTe WM Heart Chaise De Bureau en Maille Fauteuil De Direction Ergonomique Grande Taille avec Accoudoirs Pliables Hauteur Réglable Soutien Lombaire pour Ordinateur en Tissu Mesh, Noir
    TÊTIÈRE & SUPPORT LOMBAIRE : L' appui-tête souple revêtu de tissu et le support lombaire flexible, conçu ergonomique pour bénéficier d'une position de travail plus confortable qui peut soulager la douleur et tension du cou et du dos ACCOUDOIRS PLIABLES: Pliez les accoudoirs lorsque vous n'avez pas besoin d'eux afin que vous puissiez garder votre posture tapant près du bureau, le clavier peut être aussi près de votre poitrine que possible, en ignorant la hauteur du bureau ou le support du clavier. DOSSIER INCLINABLE EN TISSU : Haute dossier inclinable 15-20 degrés revêtu de tissu mesh 100% polyester qui est respirable et confortable pour l' usage de bureau jusqu'à 8 heures HAUTEUR RÉGLABLE : Réglage progressif par le ressort de basculement réglable toutes hauteurs entre 121-130 cm et 42.5-52 cm pour la hauteur d'assise, favorise la circulation du sang et de l'oxygène et peut même améliorer le fonctionnement du système digestif PIÈTEMENT CHROMÉ : Base en étoile en métal finition chromée sur 5 roulettes en nylon coloris noir, durable et stable qui s'adapteront les moquettes, supporte la charge jusqu' à 130 kg

Définir un objectif et sélectionner les collaborateurs concernés

Pourquoi organisez-vous cette réunion ? Quelles sont les personnes qui doivent y participer ? Leur présence est-elle obligatoire ou optionnelle ? Voici le type de questions qu’il faut vous poser en amont d’une réunion.

Réserver une salle ou un bureau adapté à votre évènement

Pour trouver une salle de réunion parfaite, il faut d’abord dresser la liste de vos besoins. Vous aurez peut-être besoin d’un rétroprojecteur, d’une connexion internet ou de postes informatiques pour chacun des participants selon qu’il s’agisse d’une simple réunion, d’une formation ou d’une conférence.

Animer sans monopoliser la parole

Les réunions les plus efficaces sont celles qui incitent à l’échange entre les participants. Si vous avez une information « descendante » à faire passer, autant le faire en amont de la réunion par mail. Veillez aussi à ne pas créer de tensions en demandant, par exemple, qui est responsable de telle erreur sur un projet. L’heure n’est pas au règlement de comptes mais à la discussion.

S’en tenir au temps annoncé

Les réunions qui durent une éternité n’ont jamais été constructives. La réunion idéale doit durer 45 minutes. Si votre réunion demande plus d’une heure d’attention, pensez à faire des pauses. Ne choisissez pas des horaires trop tardifs ou, au contraire, trop tôt dans la journée. Personne n’a envie de démarrer immédiatement sa journée par une réunion ni de la finir. D’autant plus que l’on dépasse souvent le temps annoncé. Sur ce point, il faut d’ailleurs faire très attention. Calculez avec précision le temps qu’il vous faudra, quitte à annoncer une réunion plus longue de 10 minutes. Si vous finissez plus tôt, les participants auront l’impression d’avoir été productifs. Ils seront également plus attentifs lors de futures réunions s’ils savent que vous tenez les délais.

Faire un compte-rendu constructif

Ne finissez pas une réunion sans savoir ce qui va être mis en place. Listez les tâches à effectuer mais surtout, choisissez un délai et les personnes assignées à chaque mission. En effet, la réunion n’est qu’une première étape. Elle doit permettre à vous et à votre équipe de faire le point sur ce qui a déjà été fait mais surtout de planifier les actions à venir.

Louer la bonne salle

Le succès d’une réunion dépend non seulement de sa préparation, mais aussi de son environnement. Un endroit trop petit ou mal adapté peut nuire à la productivité d’une séance de travail. Ainsi, pour certaines réunions, une location de salle peut s’avérer nécessaire. Dans cette perspective, il convient de bien choisir le lieu du meeting afin que les participants se sentent à l’aise. Il est souhaitable que cette salle soit en ville et facilement accessible. Ainsi il est toujours bon de vérifier que l’endroit prévu soit desservi par les transports en commun et facilement accessible, quel que soit le mode de transport choisi.

La salle idéale est claire, lumineuse et aérée, mais aussi modulable pour bien s’adapter à la séance de travail prévue. Bien entendu, il faut la choisir conviviale mais high-tech. Il faut qu’elle soit obligatoirement connectée pour éviter les incidents déplaisants avec le réseau. Il n’y a pas pire que de devoir attendre qu’une connexion s’établisse pour pouvoir partager des documents ou encore pour afficher des sources qui peuvent s’avérer intéressantes.

Mais cette salle doit également être agréable et offrir des services annexes, comme des mini-bars, des machines à café, voire un coin cuisine pour réchauffer un repas à prendre sur le pouce. Ce sont ces petits détails qui permettent à un groupe de bien travailler

  • TecTake Chaise de Bureau Fauteuil de Direction Hauteur réglable | Design ondulé | diverses Couleurs au Choix (Blanc | no. 402151)
    Un design fantastique qui a de la classe // L’endroit où nous nous asseyons n’a pas d’importance. Par contre, celui-ci devrait toujours être le meilleur et le plus confortable que possible. Au bureau ou dans le cadre d’une utilisation à la maison // Dimensions totales: (LxlxH): 60 x 66 x 115 - 124 cm // Poids: 16,3 kg // Poids de charge: env. 120 kg Ce fauteuil de bureau vous offre le plus haut confort d’assise grâce à son design ondulé exceptionnel et à son rembourrage particulièrement épais // Surface d’assise (lxP): 50 x 50 cm // Hauteur d’assise: 50 - 60 cm // Dossier (lxP): 50 x 72 cm // Hauteur des accoudoirs: 69 - 79 cm Rembourrage particulièrement épais pour une assise confortable et agréable // Rembourrage: Siège env. 10 cm; Dossier env. 10 cm Hauteur d’assise réglable en continu au moyen d’un vérin à gaz // Pied en croix stable équipé de 5 doubles roulettes // Bascule mécanique réglable en continu en fonction du poids de l’utilisateur Une finition élégante et un attrape-regard garanti // Pivotant à 360° // Montage facile
  • FineBuy Design Chaise de Bureau Caramel Fauteuil de Direction Pivotant avec Accoudoirs | Chaise Tournante Ergonomique Appui-tête | Cuir Véritable - Réglable en Hauteur - Capacité de Charge 120 kg
    POSITION DE SIÈGE OPTIMALS ✔ Fauteuil de bureau confortable et ergonomique avec rembourrage et dossier haut. RÉGLABLE EN HAUTEUR ✔ Élévateur à gaz réglable en hauteur. MATIERE ✔ Assise et devant du dossier: cuir veritable; Couverture restante de la chaise: Surface 100% polyuréthane DIMENSIONS ✔ Hauteur totale: 120 - 130 cm // Total (profondeur x largeur): 68 x 68 cm // Assise (profondeur x largeur): 50 x 50 cm // Hauteur d'assise: 48 - 58 cm // Hauteur de l'accoudoir: 22 cm. LIVRAISON ET ASSEMBLAGE ✔ Un chaise de bureau // Démonté et pratiquement emballé // Les instructions d'installation et le matériel de montage inclus.