5 conseils pour organiser une réunion professionnelle efficace

Vous devez organiser une réunion professionnelle mais vous ne savez pas par où commencer ? En suivant ces quelques conseils, vous devriez être en mesure de réussir l’ organisation de votre évènement d’entreprise.

  • EUGAD 0006BGY Fauteuil de Direction Chaise de Bureau en Lin,Fauteuil de Bureau réglable en Hauteur avec Repose-Pieds,Gris Foncé
    Très confortable : ★★★ Le siège rembourré en lin doux.Cela vous fait vous sentir bien et réduit les signes de fatigue. Dimensions: ★★★ Hauteur totale: env.114.5-124.5cm; Hauteur de l'assise: 50-60cm; Siège: 46,5x52cm,très facile à installer. Fonctionnel: ★★★ Design avec fonction d'inclinaison,Le dossier est derrière jusqu'à max. 155 degrés réglables.De plus, la hauteur de l'assise est également réglable. Durable,robuste: ★★ grâce aux cinq roulettes en acier chromé, le fauteuil de bureau est extrêmement stable. La chaise est équipée d'une fonction pivotante qui permet aux utilisateurs de changer rapidement de position. Polyvalent : ★★★ Idéal pour utilisation à la maison pour le travail ou au bureau.Idéal pour les amateurs de jeu.
  • IntimaTe WM Heart Chaise De Bureau en Maille Fauteuil De Direction Ergonomique Grande Taille avec Accoudoirs Pliables Hauteur Réglable Soutien Lombaire pour Ordinateur en Tissu Mesh Noir
    TÊTIÈRE & SUPPORT LOMBAIRE : L' appui-tête souple revêtu de tissu et le support lombaire flexible, conçu ergonomique pour bénéficier d'une position de travail plus confortable qui peut soulager la douleur et tension du cou et du dos ACCOUDOIRS PLIABLES: Pliez les accoudoirs lorsque vous n'avez pas besoin d'eux afin que vous puissiez garder votre posture tapant près du bureau, le clavier peut être aussi près de votre poitrine que possible, en ignorant la hauteur du bureau ou le support du clavier. DOSSIER INCLINABLE EN TISSU : Haute dossier inclinable 15-20 degrés revêtu de tissu mesh 100% polyester qui est respirable et confortable pour l' usage de bureau jusqu'à 8 heures HAUTEUR RÉGLABLE : Réglage progressif par le ressort de basculement réglable toutes hauteurs entre 121-130 cm et 42.5-52 cm pour la hauteur d'assise, favorise la circulation du sang et de l'oxygène et peut même améliorer le fonctionnement du système digestif PIÈTEMENT CHROMÉ : Base en étoile en métal finition chromée sur 5 roulettes en nylon coloris noir, durable et stable qui s'adapteront les moquettes, supporte la charge jusqu' à 130 kg

Définir un objectif et sélectionner les collaborateurs concernés

Pourquoi organisez-vous cette réunion ? Quelles sont les personnes qui doivent y participer ? Leur présence est-elle obligatoire ou optionnelle ? Voici le type de questions qu’il faut vous poser en amont d’une réunion.

5 conseils pour organiser une réunion professionnelle efficace

Réserver une salle ou un bureau adapté à votre évènement

Pour trouver une salle de réunion parfaite, il faut d’abord dresser la liste de vos besoins. Vous aurez peut-être besoin d’un rétroprojecteur, d’une connexion internet ou de postes informatiques pour chacun des participants selon qu’il s’agisse d’une simple réunion, d’une formation ou d’une conférence.

Animer sans monopoliser la parole

Les réunions les plus efficaces sont celles qui incitent à l’échange entre les participants. Si vous avez une information « descendante » à faire passer, autant le faire en amont de la réunion par mail. Veillez aussi à ne pas créer de tensions en demandant, par exemple, qui est responsable de telle erreur sur un projet. L’heure n’est pas au règlement de comptes mais à la discussion.

S’en tenir au temps annoncé

Les réunions qui durent une éternité n’ont jamais été constructives. La réunion idéale doit durer 45 minutes. Si votre réunion demande plus d’une heure d’attention, pensez à faire des pauses. Ne choisissez pas des horaires trop tardifs ou, au contraire, trop tôt dans la journée. Personne n’a envie de démarrer immédiatement sa journée par une réunion ni de la finir. D’autant plus que l’on dépasse souvent le temps annoncé. Sur ce point, il faut d’ailleurs faire très attention. Calculez avec précision le temps qu’il vous faudra, quitte à annoncer une réunion plus longue de 10 minutes. Si vous finissez plus tôt, les participants auront l’impression d’avoir été productifs. Ils seront également plus attentifs lors de futures réunions s’ils savent que vous tenez les délais.

Faire un compte-rendu constructif

Ne finissez pas une réunion sans savoir ce qui va être mis en place. Listez les tâches à effectuer mais surtout, choisissez un délai et les personnes assignées à chaque mission. En effet, la réunion n’est qu’une première étape. Elle doit permettre à vous et à votre équipe de faire le point sur ce qui a déjà été fait mais surtout de planifier les actions à venir.

Louer la bonne salle

Le succès d’une réunion dépend non seulement de sa préparation, mais aussi de son environnement. Un endroit trop petit ou mal adapté peut nuire à la productivité d’une séance de travail. Ainsi, pour certaines réunions, une location de salle peut s’avérer nécessaire. Dans cette perspective, il convient de bien choisir le lieu du meeting afin que les participants se sentent à l’aise. Il est souhaitable que cette salle soit en ville et facilement accessible. Ainsi il est toujours bon de vérifier que l’endroit prévu soit desservi par les transports en commun et facilement accessible, quel que soit le mode de transport choisi.

La salle idéale est claire, lumineuse et aérée, mais aussi modulable pour bien s’adapter à la séance de travail prévue. Bien entendu, il faut la choisir conviviale mais high-tech. Il faut qu’elle soit obligatoirement connectée pour éviter les incidents déplaisants avec le réseau. Il n’y a pas pire que de devoir attendre qu’une connexion s’établisse pour pouvoir partager des documents ou encore pour afficher des sources qui peuvent s’avérer intéressantes.

Mais cette salle doit également être agréable et offrir des services annexes, comme des mini-bars, des machines à café, voire un coin cuisine pour réchauffer un repas à prendre sur le pouce. Ce sont ces petits détails qui permettent à un groupe de bien travailler

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    Il est très résistant à l'abrasion. Il peut également glisser sur des tapis souples. Seul un léger bruit sera généré pendant le mouvement, ce qui ne causera aucune interférence aux voisins en bas. Les bases des supports sont en acier, elles sont plus solides et ont une meilleure capacité de charge que les bases en fer. La capacité de charge maximale est de 200 kg. La hauteur du tabouret peut être ajustée manuellement et la hauteur de la chaise de bureau peut être ajustée en fonction des besoins personnels et de la hauteur de la table. Les sièges sont arrondis et profilés. L'assise mesure 37 cm de profondeur et le dossier mesure 34 cm de hauteur. L'assise est en plastique polymère et est un matériau imperméable. Comparé à d'autres tissus