5 conseils pour organiser une réunion professionnelle efficace

Définir un objectif et sélectionner les collaborateurs concernés

Pourquoi organisez-vous cette réunion ? Quelles sont les personnes qui doivent y participer ? Leur présence est-elle obligatoire ou optionnelle ? Voici le type de questions qu’il faut vous poser en amont d’une réunion.

Réserver une salle ou un bureau adapté à votre évènement

Pour trouver une salle de réunion parfaite, il faut d’abord dresser la liste de vos besoins. Vous aurez peut-être besoin d’un rétroprojecteur, d’une connexion internet ou de postes informatiques pour chacun des participants selon qu’il s’agisse d’une simple réunion, d’une formation ou d’une conférence.

Animer sans monopoliser la parole

Les réunions les plus efficaces sont celles qui incitent à l’échange entre les participants. Si vous avez une information « descendante » à faire passer, autant le faire en amont de la réunion par mail. Veillez aussi à ne pas créer de tensions en demandant, par exemple, qui est responsable de telle erreur sur un projet. L’heure n’est pas au règlement de comptes mais à la discussion.

S’en tenir au temps annoncé

Les réunions qui durent une éternité n’ont jamais été constructives. La réunion idéale doit durer 45 minutes. Si votre réunion demande plus d’une heure d’attention, pensez à faire des pauses. Ne choisissez pas des horaires trop tardifs ou, au contraire, trop tôt dans la journée. Personne n’a envie de démarrer immédiatement sa journée par une réunion ni de la finir. D’autant plus que l’on dépasse souvent le temps annoncé. Sur ce point, il faut d’ailleurs faire très attention. Calculez avec précision le temps qu’il vous faudra, quitte à annoncer une réunion plus longue de 10 minutes. Si vous finissez plus tôt, les participants auront l’impression d’avoir été productifs. Ils seront également plus attentifs lors de futures réunions s’ils savent que vous tenez les délais.

Faire un compte-rendu constructif

Ne finissez pas une réunion sans savoir ce qui va être mis en place. Listez les tâches à effectuer mais surtout, choisissez un délai et les personnes assignées à chaque mission. En effet, la réunion n’est qu’une première étape. Elle doit permettre à vous et à votre équipe de faire le point sur ce qui a déjà été fait mais surtout de planifier les actions à venir.

Louer la bonne salle

Le succès d’une réunion dépend non seulement de sa préparation, mais aussi de son environnement. Un endroit trop petit ou mal adapté peut nuire à la productivité d’une séance de travail. Ainsi, pour certaines réunions, une location de salle peut s’avérer nécessaire. Dans cette perspective, il convient de bien choisir le lieu du meeting afin que les participants se sentent à l’aise. Il est souhaitable que cette salle soit en ville et facilement accessible. Ainsi il est toujours bon de vérifier que l’endroit prévu soit desservi par les transports en commun et facilement accessible, quel que soit le mode de transport choisi.

La salle idéale est claire, lumineuse et aérée, mais aussi modulable pour bien s’adapter à la séance de travail prévue. Bien entendu, il faut la choisir conviviale mais high-tech. Il faut qu’elle soit obligatoirement connectée pour éviter les incidents déplaisants avec le réseau. Il n’y a pas pire que de devoir attendre qu’une connexion s’établisse pour pouvoir partager des documents ou encore pour afficher des sources qui peuvent s’avérer intéressantes.

Mais cette salle doit également être agréable et offrir des services annexes, comme des mini-bars, des machines à café, voire un coin cuisine pour réchauffer un repas à prendre sur le pouce. Ce sont ces petits détails qui permettent à un groupe de bien travailler

Bob Le Mou

Journaliste sur Entreprise Innovante 💡