Que doit contenir un compte-rendu pour résumer une réunion de manière efficace ?
- Le compte-rendu d'une réunion doit contenir une introduction, un développement et une conclusion.
- Il faut être objectif et ne pas exprimer son point de vue personnel dans le compte-rendu.
- Le compte-rendu doit inclure les dates et lieux des prochaines séances, les thèmes à aborder et être signé par le président de la réunion.
Une entreprise qui se soucie du professionnalisme doit transcrire les propos des différents participants lors d’une réunion dans un document destiné à cet effet pour faciliter les prises de décisions lors des prochaines séances et pour se rappeler des sujets abordés à telle ou telle date, et qui concernent tous les membres de l’entreprise.
Cela nécessite un certain savoir-faire car tout peut être dit au cours d’une réunion. Du coup, la personne chargée de prendre des notes doit être capable de distinguer les propos importants et les commentaires inutiles dans le but de rendre compte d’un document efficace.
Les différentes parties du compte-rendu
Comme pour tout rapport, il doit contenir une introduction, un développement et une conclusion. Dans l’introduction, il faudra expliquer pourquoi la réunion a lieu, c’est-à-dire expliquer le sujet. Cela implique les personnes concernées, la date, le lieu et bien sûr le précédent rapport sur ce même sujet.
L’introduction doit être assez explicite car c’est ce que tout le monde lit en premier. Elle doit donc bien expliquer le problème et la situation au moment du débat, de sorte que toute personne qui lise le compte-rendu puisse comprendre dès le départ l’issue de la réunion.
Le développement contient la transcription de la séance proprement dite. C’est là que vous devez noter tout ce que disent les personnes qui interviennent dans le débat. Si besoin est, reprenez toutes les paroles, mais ce qu’il faut surtout noter, ce sont les arguments et les exemples illustratifs.
Noter les arguments ne signifie pas écrire mot par mot les propos de chacun. Il faut faire une synthèse et être rapide afin de ne pas perdre une miette de la réunion. De même, le développement doit suivre un ordre chronologique pour avoir l’impression d’assister au débat au moment de lire le compte-rendu. Visitez ce site.
Enfin, la conclusion sert à décrire l’issue de la réunion. Si une ou plusieurs décisions ont été prises, elles doivent figurer dans la conclusion. Il faut également y indiquer l’heure à laquelle la réunion a pris fin.
Les autres points importants
Un compte-rendu ne sert pas à exprimer son point de vue personnel. La personne chargée de le remettre doit donc être très objective et ne pas porter des jugements sur les avis des participants. Il faut aussi faire la différence entre un argument et un commentaire. Les commentaires ne doivent pas figurer dans le document.
Les dates et les lieux où se dérouleront les prochaines séances ainsi que les thèmes à aborder doivent aussi être mentionnés dans le rapport. Le compte-rendu doit être signé par le président de la réunion. Lisez cet article, cliquez ici.
Il ne faut pas oublier de mettre un en-tête au document dans lequel il conviendra de noter la date de la réunion, la personne ou l’entreprise à laquelle s’adresse le rapport. Les noms et les fonctions des participants doivent aussi y figurer, sauf dans le cas d’une conférence où il ne faudra citer que les membres des intervenants.
Le compte-rendu ne doit pas être rédigé par n’importe qui. C’est pour cela que les entreprises décident de s’en remettre à des professionnels afin de retracer tout ce qui a été vu au cours des réunions successives. Cela permet à l’entreprise de connaître exactement les points de vue de tout le monde et l’évolution d’une situation problématique.
