Comment rédiger un cahier des charges ERP ?

Un système d’information, un ERP (Entreprise Ressource Planning) sert à améliorer la gestion d’une entreprise sur tous les plans. Pour l’implémenter au sein de votre entreprise, vous avez besoin de l’accompagnement d’un technicien en la matière. La mise en œuvre d’un logiciel ERP est un projet important qui nécessite la rédaction d’un cahier des charges. Lisez ici ce que doit comporter le cahier des charges d’un projet ERP.

La présentation de l’entreprise

Le cahier des charges (CDC) est le document qui permet le suivi d’un projet. Dans le cadre de l’implémentation de l’ERP dans votre entreprise, le CDC doit donner une idée générale de la structure. Commencez par présenter en préambule le contexte dans lequel s’inscrit votre projet. Faites une description succincte de la situation de l’entreprise en termes de gestion financière, administrative, humaine, etc. Précisez votre secteur d’activité et donnez des détails sur l’organisation interne ainsi que l’environnement dans lequel vous évoluez.

Les processus métiers

Comme vous pouvez le constater avec des modèles de cahier des charges ERP écrits par des professionnels, les processus occupent une place centrale dans le projet. Lors de la rédaction de ce document, mettez donc l’accent sur les processus métiers de votre entreprise. Des éditeurs comme Eden ERP proposent plusieurs solutions qui s’adaptent aux processus utilisés par leurs clients. Afin de faciliter la compréhension des processus métiers dans votre entreprise, vous pouvez les schématiser.

Les besoins

Si une diversité de logiciels ERP est disponible, c’est bien parce qu’il y a autant de besoins à satisfaire. Le cahier des charges du projet ERP doit permettre d’identifier clairement les besoins de votre entreprise en matière de gestion. Faites la liste des problématiques qui sont les vôtres. Mentionnez les modules que le logiciel ERP à implémenter doit avoir et les attentes à combler. En fonction du secteur d’activité, des processus métiers et des besoins de votre entreprise, l’intégrateur vous trouvera le progiciel de gestion intégré idéal.

Les contraintes

La mise en œuvre d’un ERP dans une entreprise n’est généralement pas exempte de difficulté. Dans le cahier des charges, veuillez relever les contraintes auxquelles vous serez confronté. Par exemple, vous pouvez indiquer la nécessité d’adapter l’ERP au système d’information de l’entreprise. Dans ce cas, citez les autres outils numériques auxquels le logiciel ERP devra être couplé. N’oubliez pas, non plus, de relever les contraintes liées à l’organisation des ressources matérielles, à la migration des données…

Le budget

Combien votre projet ERP vous coûtera-t-il ? Votre cahier des charges doit pouvoir le faire savoir. Dans ce document, vous devez procéder à l’analyse de toutes les composantes d’un projet de ce type ainsi que leurs coûts. Dans votre cahier des charges, le budget global doit inclure les coûts :

des licences
des modules et fonctionnalités
de l’installation, du déploiement et du paramétrage
de la formation, etc

En fonction des prestataires choisis, vous aurez la possibilité de réduire le montant du budget.

Le planning

Votre cahier des charges ERP doit aussi indiquer le planning selon lequel le projet sera réalisé. Veillez à fixer un planning réaliste en tenant compte de vos ressources financières et de vos besoins. Définissez un délai raisonnable dans lequel toutes les étapes du projet ERP seront franchies.

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