Comment optimiser son service achat en 5 étapes

Le service achat d’une entreprise gère l’ensemble des opérations d’approvisionnement permettant à la chaîne de production de fonctionner grâce aux biens et aux services nécessaires. Cette fonction achat joue ainsi un rôle majeur dans le fonctionnement global de l’entreprise et fait partie des principaux leviers à actionner pour en optimiser les performances.

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Remanier son service achat pour augmenter ses performances

Comment optimiser son service achat en 5 étapes

Optimiser la rentabilité, la productivité et la compétitivité d’une entreprise passe inévitablement par la gestion de ses processus achat. Ces derniers doivent être établis avec méthode et précision tout en restant simples et faciles à gérer par les équipes. Les fonctions du service achat souvent lourdes et chronophages ont ainsi tout intérêt à être optimisées pour aboutir à des gains de temps, des réductions de coût de main-d’œuvre mais aussi une plus grande autonomie.

Qu’est-ce qu’un processus achat performant ?

Un processus achat performant menant l’entreprise vers une plus grande efficacité et une compétitivité accrue implique notamment la rationalisation des fournisseurs. Ces derniers souvent trop nombreux et éparpillés sous la forme d’une multitude de catalogues génèrent des dépenses inutiles et une perte de temps conséquente. Un bon processus achat se doit donc de faire le tri parmi ses partenaires et ne sélectionner que les fournisseurs proposant les offres les plus larges, dans l’optique de fluidifier les transactions tout en ayant la possibilité de négocier des contrats plus avantageux.

Les étapes pour établir un processus achat performant et bénéfique pour l’entreprise

Étape 1 : identification des besoins

Avant de mettre en place des mesures pour améliorer le fonctionnement du service achat, il est important d’en définir les besoins précis. Les enjeux liés à l’approvisionnement ne sont pas toujours perçus de la même façon par l’ensemble des collaborateurs. Il est donc important dans un premier temps de rédiger un cahier des charges détaillé afin de déterminer rigoureusement les axes d’amélioration à entreprendre.

Étape 2 : sélection des fournisseurs

Après avoir identifié clairement les besoins de l’entreprise, la deuxième étape consiste à sélectionner les meilleurs fournisseurs. Ces derniers doivent être choisis en fonction des conditions qui permettront à l’entreprise de s’approvisionner efficacement, facilement et au meilleur prix. La réalisation d’un inventaire détaillé permettra d’établir une liste de fournisseurs répondant au mieux aux besoins achat.

Étape 3 : l’appel d’offre

Il est maintenant temps de prendre contact avec les fournisseurs sélectionnés en leur lançant un appel d’offre. Le dossier devra notamment contenir le cahier des charges à compléter, les règles et délais de l’appel d’offre ainsi que les termes et conditions en fonction des conditions établies.

Étape 4 : analyse et sélection du fournisseur

Il sera ensuite nécessaire d’analyser les fournisseurs potentiels et de sélectionner le ou les partenaires les plus adaptés aux besoins de l’entreprise en termes de qualité, de prix, de délais mais aussi de pérennité. Pour optimiser les processus d’approvisionnement, il est recommandé de privilégier les fournisseurs proposant une vaste offre de produits et/ou de services. Cela permettra de centraliser plus facilement les dépenses et de négocier des remises.

Étape 5 : négociation et signature du contrat

La dernière étape du processus consiste à établir une stratégie de négociation en interne. Le but étant d’obtenir l’accord du fournisseur sur les conditions les plus avantageuses pour la réussite de la relation d’affaires. Il sera ensuite temps de rédiger le contrat commercial reprenant les termes des accords établis avant de le faire signer par le fournisseur et l’entreprise cliente.
En parallèle, le projet d’amélioration du service achat devra également entreprendre la dématérialisation des processus d’approvisionnement via un système d’approvisionnement en ligne (e-procurement et systèmes P2P).
Vous voilà prêt à bénéficier d’un processus achat performant, optimisez votre service achat  !

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