Comment organiser votre premier webinar étape par étape

Les webinaires permettent aux entreprises de communiquer des informations à leurs salariés, clients et prospects de manière tres efficace. Ce type d’événement en ligne permet d’atteindre des personnes qui ne peuvent pas se déplacer ou assister à un événement en présentiel, en particulier quand des questions de distance géographiques peuvent se poser.

Bien que les outils pour organiser des web conférence soient désormais assez nombreux et faciles à prendre en main, un organisateur de séminaire digital doit tout de meme suivre certaines étapes clefs pour s’assurer que son webinaire se déroule sans anicroche et ait l’impact escompté en termes de transmission d’information clefs ou de discours commercial susceptible de convertir des prospects. Voyons ensemble comment organiser votre premier webinaire étape par étape.

Étape 1 : choisir le logiciel de conférence vidéo adéquat

La première chose à faire est de choisir la bonne solution pour webcast, autrement dit l’outil qui sera le plus adapté à l’organisation de votre webinaire. Il existe de nombreuses plateformes de conférence vidéo, les plus populaires étant Zoom, GoToWebinar, WebEx et Microsoft Teams. Si rien ne vous empeche d’organiser un webinaire sur Skype, Slack, Google Meet ou encore Discord, gardez toutefois en tete que ces différents outils n’ont pas été pensés en amont pour l’organisation de webinaires et donc ne proposeront pas toute la panoplie de fonctionnalités d’une solution dédiée.

Sans entrer dans un détail trop fin, voici ce qu’il y a à retenir sur les 4 solutions les plus populaires du moment.

Zoom

• Avantages : Il offre une excellente qualité audio et vidéo et est simple à configurer. Les participants peuvent partager leurs écrans, enregistrer des réunions et avoir des sous-conférences. Il offre également des fonctionnalités de sécurité supplémentaires pour protéger les données sensibles
• Inconvénients : La version gratuite a un temps limité pour les appels et ne prend pas en charge l’enregistrement audio ou vidéo des réunions

GoToWebinar

• Avantages : Cette solution est facile à utiliser et propose un large éventail de fonctionnalités pour les webinaires tels que le chat interactif, la prise de notes, la possibilité d’inviter plusieurs personnes à participer en même temps et la possibilité de créer des sondages
• Inconvénients : Les tarifs peuvent être élevés et la qualité audio et vidéo n’est pas aussi bonne que d’autres solutions

WebEx

• Avantages : Cette solution offre une excellente qualité audio et vidéo, des fonctionnalités de sécurité supplémentaires pour protéger les données sensibles et des outils d’enregistrement avancés. Il est également facile à configurer et à utiliser
• Inconvénients : La version gratuite ne prend pas en charge l’enregistrement audio ou vidéo des réunions et le temps limité pour les appels peut être un problème pour certaines personnes

Microsoft Teams

• Avantages : Microsoft Teams offre une intégration complète avec Office 365, ce qui permet aux utilisateurs de partager des fichiers, des documents, des images et même des applications directement depuis leur compte Office 365. De plus, il propose un large éventail de fonctionnalités pour les réunions, telles que la prise de notes, le partage d’écran et le chat
• Inconvénients : La qualité audio et vidéo n’est pas aussi bonne que d’autres solutions et peut être difficile à configurer et à utiliser pour les utilisateurs qui n’ont pas beaucoup d’expérience en matière de technologie

Comme vous l’avez compris, chacune de ces solutions a ses propres fonctionnalités et avantages, alors assurez-vous de choisir celle qui correspondra le mieux à vos besoins. Vous devrez également vérifier les limites de la plateforme, comme le nombre maximum de participants pouvant participer et le temps maximum autorisé pour la conférence que vous souhaitez organiser.

Étape 2 : planifier votre webinar

Une fois que vous avez sélectionné votre logiciel de conférence vidéo, il est temps de planifier votre webinaire. Assurez-vous d’abord d’annoncer l’événement à l’avance pour donner aux participants suffisamment de temps pour se préparer et s’inscrire.

Établissez ensuite une date et une heure pour le webinaire en prenant en compte les contraintes de fuseaux horaires de vos participants potentiels. Envoyez ensuite des notifications aux personnes que vous souhaitez inviter et enfin, n’oubliez pas d’envoyer un rappel aux participants quelques jours avant la date de votre webinaire et un dernier rappel par mail et SMS quelques minutes avant de démarrer.

Étape 3 : Présentation de votre webinaire

Le jour du webinaire, préparez tout ce dont vous avez besoin pour présenter le contenu de votre webinaire. Vous pouvez créer des diapositives PowerPoint ou tout autre type de présentation que vous souhaitez utiliser pour illustrer et expliquer votre sujet.

Pensez si possible à avoir 2 ordinateurs différents, un pour la présentation et un pour le suivi et les notes. La plupart des solutions permettent de désolidariser la version publique de la version présentateur d’un support, néanmoins ce sera beaucoup plus facile pour vous de ne pas vous emmêler lors de votre premier webinaire si vous avez 2 supports bien différents.

Enfin assurez-vous d’inclure des liens vers des sites Web pertinents dans les diapositives, si cela est possible.

Étape 4 : Comment animer votre webinaire ?

Avant le début du webinaire, assurez-vous que tous les participants sont connectés et qu’ils peuvent entendre le son et voir la vidéo sans problème. Une fois que tout est prêt, commencez la session en donnant une brève introduction au sujet et à l’agenda.

Pendant le webinaire, encouragez activement les questions et commentaires des participants et répondez aux questions qui se posent pour rendre l’expérience interactive.

Pour vous aider voici quelques points à garder en tete :

• Assurez-vous que votre présentation est claire et concise et qu’elle répond aux besoins de votre public cible
• Utilisez des outils interactifs pour maintenir le public engagé, tels que des sondages ou des questions / réponses
• Demandez aux participants de partager leurs commentaires, idées et expériences personnelles afin de créer une conversation plus dynamique entre les participants
• Encouragez la participation active en donnant à chaque participant la possibilité de poser une question ou d’exprimer sa propre opinion
• Créez une atmosphère amusante et engageante en racontant des anecdotes ou en faisant preuve d’une certaine créativité
• Utilisez des outils de communication à votre disposition tels que le chat et les médias sociaux pour maintenir le dialogue en cours avant, pendant et après le webinaire

Étape 5 : Comment bien clôturer votre webinaire

Une fois que vous avez couvert tous les sujets prévus, il est temps de clore le webinaire. Donnez un résumé des principaux points abordés et encouragez les participants à poser des questions supplémentaires en dehors du webinaire si nécessaire.

Une fois que vous avez dit au revoir à tout le monde et fermé la session, envoyez une copie des diapositives et autres informations aux participants pour qu’ils puissent se référer à elles plus tard.

A vous de jouer !

Normalement ce guide devrait vous aider à bien organiser et animer votre premier webinaire. Comme vous le constaterez, ce format est un excellent moyen de communiquer avec clients et prospects, et avec un peu d’entrainement vous devriez vite devenir un présentateur hors pair et organiser un webinaire vous sera aussi facile que de planifier une réunion traditionnelle.

Joel Bonnet

Journaliste sur Entreprise Innovante 💡