Comment organiser et réussir votre webinar ?

Le webinar est l’outil parfait pour faire connaître votre entreprise et développer son image. Ce format dynamique offre une grande immersion et permet de capter efficacement l’attention des participants. Ce type d’évènement en ligne permet de vous adresser à une large audience et de consolider votre réputation, mais pour qu’il remplisse tous ses objectifs il faut bien préparer votre événement online à l’avance et ne rien laisser au hasard.

Pourquoi organiser un webinar ?

Les webinars sont utilisés par de plus en plus d’entreprises B2B, de la PME à la multinationale, afin d’améliorer leur communication interne et externe. Ils permettent de renvoyer une image professionnelle de votre entreprise, de fidéliser votre clientèle existante et également d’attirer des prospects pour les convertir en nouveaux clients.

Très concrètement, l’organisation d’un webinar va vous permettre de :

• récolter les coordonnés de prospects qualifiés
• présenter votre société, vos produits et services
• enrichir votre base de connaissance avec le contenu vidéo du webinar, qui pourra etre consulté à posteriori
• consolider votre réputation d’expert dans votre secteur
• et bien évidemment générer des lead commerciaux

Bien évidemment, la conception de votre webinar devra prendre en compte les objectifs qui vous semblent les plus prioritaires.

Définir votre public cible

Un webinar ne peut pas par définition s’adresser à toutes les audiences. Il est important que votre webinar soit adressé à une cible spécifique que vous devez définir en amont pour vous assurer que l’évènement soit réussi.

Prenez en compte les problématiques de votre cible, leur besoins, leurs attentes, et aussi leur niveau d’expertise.

Si les webinars sont généralement ouverts à tous, vous devez toutefois définir la population cible selon plusieurs axes :

• population ciblée : prospects, clients, clients VIP, collaborateurs
• expertise : curieux, débutants, confirmés, experts
• utilisateurs ou décisionnaires en terme d’achat

Bien connaître vos clients existants vous aidera par ailleurs à identifier le niveau d’expertise des prospects que vous allez attirer, afin d’adapter au mieux le contenu de votre webinar.

Choisir et étudier votre sujet

Pour que votre webinar fonctionne il est important que son contenu soit mûrement réfléchi. À quelles problématique proposez-vous d’apporter des solutions ? Quels conseils ou astuces vos clients attendent-ils de vous ? Le thème choisi doit attirer le plus grand nombre de participants tout en étant, bien entendu, en lien direct avec votre activité.

Vous devez maîtriser le concept choisi pour rendre votre prise de parole marquante. Pour cela, plusieurs solutions s’offrent à vous : vous pouvez directement questionner les intéressés, à savoir vos clients. Ils se sentiront ainsi impliqués et vous ne pourrez pas rater votre intervention. Renseignez-vous sur des sites dédiés, utilisez des mots clefs et observez les avis clients. Toute information est bonne à prendre pour organiser un webinar à succès.

Trouver le bon format

Avant d’organiser votre conférence, de nouvelles questions se posent. Combien de temps durera-t-elle ? Quel intervenant choisir ? Quel temps d’intervention laisser aux participants ? De vos réponses découlera la qualité globale de votre évènements. Au besoin, n’hésitez pas à faire appel à des professionnels, que cela soit pour animer un débat ou présenter le sujet. Adaptez également la durée de votre discours au risque de provoquer l’ennui, ou au contraire, la frustration de votre public.

Vous pouvez diffuser l’évènement en live pour une meilleure interaction ou décider de l’enregistrer pour pouvoir corriger d’éventuelles imperfections. Le choix de la plateforme est, lui aussi, important. Zoom, Skype, Google Meet… Il existe une large gamme d’outils gratuits et payants incluant parfois un accompagnement. Le choix avisé de la bonne solution de webinar aura un impact important sur les bénéfices que vous pourrez tirer de cette conférence en ligne.

Il est très important par exemple que vous puissiez récupérer vos leads, ouvrir un espace de discussion avec des options de modération pendant et juste après le webinar, et que le contenu vidéo de la conférence puisse ensuite etre archivé et réutilisé.

Planifier et Promouvoir votre webinar

Comme pour le reste, la planification du webinar ne peut être laissée au hasard. Prévoyez un long délai à l’avance pour être sûr de vous préparer correctement. Cela vous laissera le temps d’établir votre stratégie de communication (visuels, annonces, réseaux sociaux…)

Communiquez l’évènement au plus tôt pour vous assurer un maximum de public ! Le choix du jour de l’heure se fera en grande partie selon votre cible. Un sondage peut-être réalisé en amont pour davantage de prévoyance.

Concernant la promotion de votre intervention, le net regorge de solutions rapides et adaptées. Utilisez votre site web et vos réseaux sociaux pour faire votre publicité. Un mailing général quelques jours avant la conférence fera office de rappel efficace. Si possible, faites vous recommander ou créer l’envie via un nombre de places limitées.

Il vous reste désormais à vous préparer. Faites des recherches sur le sujet, maîtrisez le sur le bout des doigts. Présentez des visuels et faites preuve d’originalité pour marquer les esprits ! Travaillez votre diction, votre storytelling et une présentation de qualité est garantie ! Une astuce : après l’évènement, récoltez les avis des participants pour mieux anticiper les suivants. L’organisation d’un webinar n’est pas aisée, mais un évènement réussi vous assurera d’excellents retours sur le long terme.

Joel Bonnet

Journaliste sur Entreprise Innovante 💡