Comment choisir le meilleur photocopieur en entreprise  ?

De nombreux dispositifs sont indispensables en entreprise. Pour la gestion ou l’impression des documents, les photocopieurs notamment sont très sollicités. Ces appareils ont diverses fonctions et ils contribuent efficacement à booster différents processus vitaux. Les avantages à en avoir sont multiples.

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L’importance des photocopieurs en entreprise

Les photocopieurs sont d’une grande utilité dans les entreprises. Pour en disposer, la location et l’achat sont les deux principales options. Quelle que soit celle choisie, on peut faire recours au Réseau Français d’entreprise de Photocopieur pour en avoir sur mesure et de grande qualité.

La fonction première de cette machine est la reproduction et l’impression de documents en couleur ou en blanc noir.

C’est l’outil incontournable pour faire des copies à grande échelle en peu de temps. Les photocopieurs s’utilisent également pour archiver des documents. Ils sont équipés de disque dur ou de carte mémoire qui offrent la possibilité de modifier et d’enregistrer les copies. Les nombreux documents produits et diffusés dans l’entreprise peuvent alors être récupérés en cas de perte des données physiques.

Les photocopieurs contribuent également à l’organisation des activités dans une structure. Ce sont d’excellents diffuseurs d’informations.

Lorsque la machine est connectée au réseau de la société, il est possible de s’en servir pour envoyer des documents à ses employés ou à ses collaborateurs. Il est possible d’y accéder sans avoir à se déplacer.

Cet appareil permet aux entreprises de gagner un temps considérable et d’optimiser leurs tâches. En disposer permet également d’économiser un budget pour les photocopies qui peut être considérable.

Les types de photocopieurs et leurs particularités

On distingue de nombreux modèles de photocopieurs qui correspondent mieux à des usages spécifiques. Ils affichent certaines caractéristiques et particularités.

Les photocopieurs multifonctions

Ces machines sont équipées de nombreuses fonctionnalités. Elles assurent la copie, l’impression, le scanner et le faxe des documents. Cette photocopieuse est également dotée de logiciels de gestion des flux et de programmes de gestion et de surveillance du dispositif d’impression. Sa qualité d’image est excellente.

Le modèle multifonction requiert généralement la présence d’un réseau numérique. Il répond efficacement aux besoins de praticité et d’espace en entreprise. En plus, il est personnalisable. Pour l’avoir, il faut prévoir un budget idéalement compris entre 300 et 8000 euros.

Les photocopieurs analogiques

Ce modèle est idéal pour un usage personnel ou à visée mobile. Le photocopieur analogique utilise le traditionnel procédé de la xérographie. Il fournit des copies en couleur et blanc noirs. Toutefois, la qualité de l’impression n’est pas optimale.

Les photocopieurs tireurs de plan

Les photocopieurs tireurs de plan sont destinés à la reproduction des documents en grand format : A1 ou A10. Ils utilisent les technologies analogiques et numériques. Ce modèle est idéal pour les entreprises d’architecture, de sérigraphie, de constructions ou encore pour les centres de reprographie, d’art graphique, de gestion patrimoniale, etc.

Les photocopieurs numériques

Ce type de copieurs intègre un procédé très moderne. Il suffit de balayer une fois par optique le document à traiter pour lancer la copie de nombreux exemplaires. Il offre une très bonne qualité d’image. Les photocopieurs numériques sont dotés d’environ 256 niveaux de gris.

Il est également possible d’agrandir et de réduire la copie de 25 à 400 %. Il faut compter entre 400 euros et 12 000 euros pour l’acquérir.

Comment choisir le bon photocopieur ?

Pour choisir le photocopieur le plus adéquat, il faut tenir compte de certaines indications. Vérifiez la taille de la machine. Elle doit convenir à l’espace dont vous disposez au risque d’être encombrant.

Les fabricants proposent généralement deux modèles de photocopieurs. On distingue les machines d’environ 90 cm de haut pour 50 cm de large et celles de 45 cm de haut et de large.

Vérifiez que la machine dispose d’une bonne connectivité afin d’optimiser le travail. Prenez aussi en compte la vitesse de copie. Elle varie entre 10 et 150 copies par minute. Il faut également vérifier si la machine est adaptée à un usage intensif et s’il est compatible à tous les supports et formats.

Attardez-vous sur les fonctionnalités du photocopieur. Elles doivent répondre aux besoins de votre entreprise. Il faut également s’assurer de la qualité de la machine. Vérifiez que ces pièces détachées sont disponibles et accessibles.

Des astuces pour entretenir son imprimante professionnelle et son photocopieur

Pour faire la meilleure expérience de son photocopieur, il faut veiller à son entretien. Il est recommandé d’apprendre les bases de son utilisation pour ne pas l’endommager. Ces appareils sont bel et bien vendus avec leur guide d’utilisation. Il faut le lire minutieusement.

Aussi, réalisez régulièrement des travaux maintenance. En prenant les bonnes mesures pour l’entretien, vous profiterez de votre appareil pour de longues années. Vous pouvez aussi opter pour la location de photocopieur avec entretien en choisissant une entreprise de photocopieur.