Pourquoi faut-il archiver les documents de votre entreprise ?

Les raisons d’archiver la profusion des documents produits par une entreprise sont nombreuses. Certaines découlent d’une obligation légale, d’autres sont d’ordre pratique. Quoiqu’il en soit, l’archivage est vital pour toute entreprise souhaitant à la fois conserver son patrimoine économique et social, faire des réductions de coût et accroître sa productivité. Autant dire que les raisons ne manquent pas : se conformer à la législation en vigueur quant à la durée légale de conservation des documents d’archives, améliorer le fonctionnement de l’entreprise, réduire les frais inutiles ou conserver les données clés de l’activité en cas de contentieux… autant de motifs que n’ignore aucun chef d’entreprise. Dans ce contexte, il vaut mieux voir l’opportunité que constitue une bonne gestion des archives de l’entreprise plutôt que des contraintes et formalités à subir.

Pourquoi faut-il archiver les documents de votre entreprise ?

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A raisons multiples, enjeux multiples

L’archivage devient une nécessité vitale pour l’entre prise dont les enjeux sont multiples:

  • Les enjeux de sécurité : la conservation des archives permet leur préservation physique, mais aussi le maintien de leur confidentialité. En effet, l’archivage ne doit aucunement compromettre la sécurité des documents à caractère sensible
  • Les enjeux juridiques : l’archivage des documents répond à une réglementation. Toute entreprise a l’obligation d’archiver ses documents selon la durée légale de conservation
  • Les enjeux financiers : une bonne gestion des archives permet aux entreprises qui l’entreprennent de faire des gains de place, de coûts et donc de productivité
  • Les enjeux historiques : certaines archives ont une valeur patrimoniale pour l’entreprise ; les conserver, c’est préserver la mémoire de l’entreprise

L’archivage est une obligation légale

L’archivage est encadré par de nombreux textes de loi. L’application et le respect des durées légales de conservation, prescrites par les textes de loi en vigueur garantissent une gestion des archives efficace, rationnelle et rigoureuse. Toute entreprise doit se conformer à cette réglementation :

  • Archiver correctement les documents pouvant faire l’objet de preuve en cas de litige ou contentieux
  • Rendre la gestion de l’activité de l’entreprise plus pratique, mais aussi l’accès aux documents plus efficaces, en cas de contrôle fiscal par exemple
  • Réduire les coûts par le tri et l’élimination de documents inutiles ou dont la date de durée légale de conservation est écoulée

Archiver, c’est utile

Plusieurs facteurs influent directement sur les besoins des entreprises à archiver leurs documents. Il faut savoir que la plupart des entreprises connaissent une croissance exponentielle des documents et données à gérer, et qu’elles doivent le réaliser le plus efficacement possible et à moindre coût. Non seulement une bonne gestion permet de préserver la mémoire de l’entreprise, mais elle facilite grandement son exploitation au quotidien. L’archivage n’est plus à considérer comme une contrainte, mais bien comme une nécessité pratique et utile pour accroitre son efficacité dans la conduite courante de ses activités et dans la satisfaction de ses clients.

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