Comment optimiser le travail des équipes de terrain : 5 points à considérer

Dans plusieurs domaines où des équipes de travail sont déployées sur le terrain pour accomplir des tâches, la question de la gestion de leurs activités ainsi que leurs relations avec le siège des opérations s’avère important. Lorsque des dispositions peuvent être prises en amont de leur travail, mais aussi au cours de leurs activités comme après l’accomplissement de leurs missions, on peut s’assurer d’optimiser au mieux la gestion du travail des équipes de terrain. Découvrons 5 points à considérer à cet effet.

Comment optimiser le travail des équipes de terrain : 5 points à considérer

Une bonne planification des activités

La planification en amont peut sembler aller de soi. Toutefois elle peut être faite de manière très routinière ou même bâclée, ce qui aura certainement un impact négatif sur le travail sur le terrain. Ces écarts ne seront peut-être pas évidents sur le champ, mais dans la durée, ils peuvent devenir un réel problème de gestion. La planification peut se faire à moyen terme, ou même sur le long terme. Il s’agit là d’une planification sommaire. Dans les détails, pour chaque mission, une planification plus approfondie doit être réalisée, sur les diverses tâches à accomplir.

Le partage des tâches

Avec votre équipe de commerciaux à gérer, il convient de partager à chacun individuellement ses tâches à accomplir. Une bonne planification n’aura de bons résultats que si les principaux acteurs ont compris parfaitement les objectifs à atteindre et comment y parvenir. Chaque agent doit avoir l’information en avance sur la journée de travail. Prenez le temps d’une session de travail avec les différents agents qui seront déployés sur le terrain, ou faites-le faire par leur responsable immédiat. Les interrogations doivent trouver leurs réponses, et chaque agent doit savoir à qui se référer rapidement en cas d’urgence.

Gardez le contact avec l’équipe sur le terrain

C’est un volet important de la gestion efficace des équipes de travail sur le terrain. Pensez à mettre en place un mapping géographique. C’est un moyen qui permettra à l’équipe présente au bureau de pouvoir suivre les déplacements de l’équipe présente sur le terrain. Compte tenu des divers déplacements, pouvoir connaître à peu près la situation géographique des agents sur le terrain est important. La technologie a permis aujourd’hui la disponibilité de moyens de communication dans ce genre de situation. Une application disponible au https://www.daxium.com/ permet non seulement d’optimiser le travail des agents sur le terrain mais aussi de maintenir une relation fluide avec les agents au bureau.

Une marge pour les imprévus

Savoir allier le travail des équipes de terrain avec celles du bureau est d’autant plus important qu’il peut y avoir des imprévus dans le planning de départ. Un imprévu est évidemment une situation qu’on ne peut pas prévoir en amont jusqu’à ce qu’elle ne surgisse. Par contre, on peut prévoir une marge afin de permettre aux équipes de pouvoir s’adapter sans se retrouver totalement désorientés et mettre en péril toute l’activité de la journée. Dans la planification, il faudra donc que les temps prévus pour les déplacements par exemple ne soient pas trop restreints, ni faire un enchaînement trop important de tâches à accomplir au point qu’il n’y ait aucune marge de temps pour régler ne serait-ce qu’un léger imprévu qui survient.

Les rapports des activités

Les rapports des activités effectuées sont des outils essentiels d’évaluation des activités. Ils permettent de déterminer clairement les tâches qui ont été faites et celles qui ne l’ont pas été. Ils permettent de détecter les points de difficultés afin de procéder à des corrections pour les prochaines missions. Ce sont des documents indispensables de suivi des activités et des pièces justificatives pour d’éventuels besoins dans l’avenir.